Relații publice - conferință de presă

Puratatorul de cuvant al unei org, responsabil al relatiilor cu media, are la dispozitie o varietate de metode si tehnici de contactare a redactiilor pt a le furniza info despre org:

- conferinte de presa

- calatorii

- campanii de presa

- buletine informative

- dosare de presa

- scrisori personale

- telefoane directe catre ziaristi,etc

Una dintre procuparile principale ale puratorului de cuvant este sa “produca” evenimente speciale in viata org care sa intereseze publicul, prin intermediul m-media:

- participarea la targuri si expozitii

- concursuri initiate de firma, urmate de ceremonii, premii

- vizite

- dezbateri, simpozioane, seminarii, cursuri de specializare

- expozitii, inaugurari, receptii

- conferinte de presa, etc

Purtatorul de cuvant raspunde de formularea mesajului firmei catre m-media si,prin aceasta, catre publicul tinta. El indeplineste si functia de ziarist al org care redacteaza comunicatele de presa, pliante, foi volante, fluturasi, acdresa de multumire, advertoriale (editoriale platite) si texte apartinand unor genuri ziaristice ( stire, relatare,etc)

- Definitie: Conferinta de presa este o intalnire cu ziaristii a purtatorului de cuvant (si a conducerii org) in anumite conditii. Conf de presa este un evniment important in activitatea Biroului de Presa si are loc in situatii deosebite din activitatea org, cand aceasta are de comunicat ceva deosebit de important, de interes larg.

Evenimentele la care se refera in mod curent ziaristii nu sunt decat intalniri saptamanale uzuale, de informare a presei asupra activitatilor curente ale respectivei org. Teoreticienii relatarilor publice considera ca o conf de presa poate sa fie organizate doar in cazul in care se raspunde afirmativ la cel putin 3 dintre urmatoarele intrebari:

- Se bucura org de un prestigiu suficient de mare pt a atrage atentia un nr reprezentativ de ziaristi?

- Este evenimentul in cauza atat de important incat organizatia sa fie nevoita sa-l prezinte in fata publicului?

- Subiectul in discutie intereseaza suficient de mult presa, incat sa incite la intrebari din partea ziaristilor?

- Exista info sau pozitii noi care pot fi oferite sau argumentate in fata presei?

- Tipologia conferintelor de presa: 3 categorii mari:

1) conferinte unde sunt difuzate info de interes major (stiri hard)

2) conferinte destinate fotografilor

3) receptiile pt presa, unde are loc lansarea de produse noi (stiri soft)

- Desfasurarea unei conferinte de presa:

1) pregatirea

2) desfasurarea

3) evaluarea

1) Pregatirea unei conferinte de presa

Cu exceptia situatiilor de criza, cand conf se organizeaza fara nici un fel de pregatiri speciale, organizatia poate incepe pregatirea cu o luna inaintea evenimentului. In cadrul acestei etape vor fi parcurse urmatoarele momente:

a) alegerea momentului: data, ziua, ora (preferabil marti, miercuri, joi, orele 10-12. Aceasta intrucat luni este de obicei sedinta de redactie iar vineri, bilantul de redactie).

b) stabilirea locului de desfasurare tine cont de dimensiunea conferintei si a sediului.

- se desfasoara fie la sediu, fie se inchiriaza o sala

- cadrul sa fie agreabil si sa reprezinte imaginea institutiei

- locul usor identificabil, accesibil, cu indicatoare pt a ajunge la sala si o parcare apropiata de sala de conf

- marimea salii sa fie sificient de mare pr toti invitatii, cu mese scaune, prize, luminozitate, sonorizare

- traduceri daca sunt invitate persoane straine

- diapozitive, casete audio